年末の忙しさを乗り切る！仕事効率アップのための時短テクニック6選
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気がつけばもう12月。今年もいよいよ1か月を切りました。
年末に向けて文字通り「師走」の忙しさですよね💦
仕事での大きなストレスの一つが「時間が足りない」と感じること。
今回は、簡単に実践できる時短テクニックを6つご紹介します。
これを試せば、仕事の効率が上がるだけでなく、心にも余裕ができるかもしれませんよ😊
1. 自分のバイオリズムを活かそう 🌅🌙
まず、自分が1日の中で最も集中できる時間帯を見つけて、その時間に重要な仕事を入れるようにしてみましょう。
朝が得意な人もいれば、夜の方が集中できる人もいます。例えば、意思決定のミスは午後に増えるという研究もあります。午前中に重要な作業を行うことで、失敗を減らし効率を上げることができるかもしれません。
日々のパフォーマンスを最大化するために、自分のバイオリズムに合ったスケジュールを立てることが大切です。
2. メールは短く、電話や対面を活用する📧➡️📞
長いメールのやりとりに時間を取られていませんか？10行を超えるメールを書く場合は、電話や対面で直接話す方が効率的です。
メールが長すぎると読み飛ばされがちです。また、書くのに時間がかかる上に、その返信を読んで再度返信するまでのプロセスが発生し、どんどん時間が消費されます。解決策として、電話や直接のやりとりで話をまとめ、その後簡潔なメールで議事録を共有するだけでも、時間の節約につながります。
3. CC（コピー）のメールは読まない📩🙅♀️
これはちょっと大胆なテクニックかもしれません😅
でも、CCに入っているメールをすべて読んでいませんか？多くの場合、CCで送られる情報は自分の仕事に直接関係のないものがほとんどだったりしますよね。
すべてを把握しようとすると、時間がどんどん奪われてしまいます。大切なのは、「自分が直接求められている情報だけを優先する」ことです。
4. 会議は30分以内に短縮する🕒
「会議が長すぎる」と感じたことはありませんか？とある調査によれば、実は会議の56％は無駄だと言われています。（びっくり😮！）
事前に議題を明確にしておき、参加者全員が短時間で集中して議論するなど工夫して、1回の会議を30分以内に収めるだけで、1年に大幅な時間を取り戻せるかもしれません。
5. 1日の計画を立てて「ポジティブなノー」を使う📝🙅♂️
仕事中、計画していたタスクが急な緊急案件によって後回しにされることはよくありますよね。でも、すべての緊急案件が本当に急ぐ必要があるとは限りません。そのためには、以下の2つを意識しましょう。
◎1日の優先順位を設定する
朝のうちに「今日はこれを終わらせる！」と明確に決めること。
◎ポジティブなノーを使う
例えば「今すぐは難しいですが、1時間後なら対応できます」と柔軟に提案することで、自分の計画を崩さずに他者とも協力できます。
6. 通知をオフにする📱❌
スマホの通知やメールのポップアップに気を取られていませんか？作業中に通知がくると集中力が切れ、元の状態に戻るまで平均3分、最悪の場合15分もかかると言われています。
集中する時間を確保するために、以下を試してみましょう。
◎作業中は通知を完全オフにする
◎1日のメールチェックタイムを決める
これだけでも、驚くほど作業効率が上がりますよ。
まとめ：自分の時間を取り戻そう⏳
今回ご紹介した6つの時短テクを実践すれば、1日1時間の余裕を作り出すことは可能です。その時間を新しい仕事に充てるのもよし、早めに仕事を切り上げて趣味や家族との時間を楽しむのもよし！あなたらしい時間の使い方を見つけてくださいね！😊
仕事の量だけでなく、質にも目を向け、メリハリをつけることで心の余裕を取り戻しましょう✨
